La correspondencia y los documentos ejecutivos.

 Introducción

Hago mención de lo visto en la semana anterior sobre lo que aprendí en la clase de expresión oral y escrita 2, sobre la correspondencia y los documentos ejecutivos, todo esto explicado por la M. en D. Patricia Barrera Vargas, empecemos:

La correspondencia.

La correspondencia es un elemento de escritura importante, sobre todo en el área de organizaciones y empresas, presenta información básica o importante  acerca de un asunto.

También se le denomina correspondencia al trato recíproco que existe entre dos participantes mediante el intercambio de una carta, tarjetas, telegramas, folletos entre otros, se trata de un medio de comunicación que es utilizado por el hombre desde muchos años atrás.

Con ellos podemos comunicarnos a larga distancia, a lo largo de los años se han perfeccionado las técnicas y los estilos según la situación o motivo con el que se presente la correspondencia, hoy en día se ha ido remplazando poco a poco por los e-mails, por ser una forma más rápido y confiable de que la información  llegue al destinatario correspondiente.

La correspondencia se encuentra en todo el área laboral y operaciones comerciales, siendo aplicados en: contratos, cartas de recomendación, cartas de prestación de servicios, etc.

Documentos ejecutivos

Son documentos utilizados en el ámbito laboral con el fin de manejar información laboral de manera formal, su interpretación es necesaria ya que con estos documentos se transmite directamente un mensaje en la empresa.

Carta.

Es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas as para tratar un determinado asunto, estas se distinguen unas de otras por las características que cada una de ellas adquiere según al grupo al que pertenece.

Memorándum.

El memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples, es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

 En el aparece el membrete y la palabra memorándum ubicada en la parte central superior del papel, tiene una redacción sencilla y breve, se anota también el asunto cuando es un texto muy largo, fecha, despedida (att.)

Los elementos de memorándum son:

·       Membrete.

·       La palabra memorándum centrada.

·       Fecha.

·       Dirección.

·       Texto.

·       Despedida.

·       Antefirma.

·       Firma.

·       Referencias finales.

Oficio.

Es la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en instituciones como, sociedades, sindicatos entre otras.

Este  se diferencia de la carta por la forma en que se usa en la correspondencia comercial, ya que sigue u a serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iniciales o cuadro clasificador.

Algunos tipos de oficios son:

·       Oficio de correspondencia exterior: este oficio se dirige a una persona ajena a la dependencia que remite el oficio.

·       Oficio inicial: con el se principia el trámite de un asunto; es de correspondencia interior, por qué tanto el firmante como la persona a quien se dirige es de correspondencia interior, por qué tanto el firmante como la persona a quien redirige pertenece a la misma dependencia.

·       Oficio de respuesta. Esta es de correspondencia interior y se llama así por referirse a un asunto ya iniciado.

Orden del día.

Es un documento escrito que tiene la finalidad de agilizar las reuniones y en el que se detallan los asuntos sobre los cuales se va a hablar o puntos que se tratan durante las mismas, evita la dispersión temática, facilita la disciplina y centra la atención en los asuntos trascendentes .

Circular

Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente  un mismo asunto a varias o numerosas personas a quienes les interesa. Es un documento que se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles.

Tipos de correspondencia	características	Tipos de documentos	Uso de los documentos en el ámbito profesional
Publicas	La información que contiene en su poder puede ser transmitida y difundida a través de los distintos medios de comunicación, como la prensa, la radio, la televisión etc.	Acta circular	Una carta circular es un tipo de escrito en el que, a través de un mismo documento, suele informar a un gran número de personas sobre algún acontecimiento importante.
Privadas	La información es particular, generalmente comercial y sobre todo oficial.   Esta destinada a una o varias personas selectas que tienen el derecho de acceder a esa información.	carta	Es un medio a través del cual una persona o institución se comunica con otra remitiendo un mensaje, puede ser escrito  o en un medio digital.
postal	Estas a su vez es posible dividirlas  en: ordinarias, ña correspondencia sigue un curso normal a través de las oficinas de correo; y certificada que se refiere a cuando el remitente paga una tarifa doble para que la oficina le entregue un recibo de que su escrito a llegado a su destino especificado.	Informe memorándum	Es un escrito breve por el que se intercambia información por diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
telegráfica	Los mensajes son enviados en oficinas de telégrafo, estos suelen ser muy cortos.	Documentos privados	Es aquel que emana de los propios interesados. Que lo redactan por si solos o con la ayuda y asesoramiento de abogados o peritos, técnicos pero carecen de autoridad “publica”.